Datová revoluce v Elixíru

      1. Seznámení s mentorkou

Výběr mentora pro závěrečný projekt je v rámci Czechitas doslova adrenalinový zážitek. Během
jediného večera se rozhodne na základě sympatií a pár minutových rozhovorů kdo s kým se pustí do práce. Akce Meet your mentor se ustkutečnila v prostorách Avastu formou speed datingu obohaceném o skutečnost, že si místo u stolu s mentory musí každá ůčastnice tak trošku vybojovat rychlým zasednutím volné židle. 

Pak už jen na velkou tabuli vyjádřit své sympatie k jednotlivým mentorů a počkat do druhého dne na rozhodnutí.
 
My jsme měly radost, naší mentorkou se stala Petra Prošková z Nadace Depositum Bonum.

      2. Zadání práce

Petra měla hned od začátku jasnou představu o výsledku projektu. Chtěla snadnější zpracování dat a méně manuální práce při jejich vyhodnocování. Oblasti kterých se má změna týkat jsou shrnuty v následujících sedmi bodech.

A. Docházkový systém

Připravit docházkový systém pro zhruba 500 učitelů, kteří každý rok absolvují semináře v rámci Elixíru. Následně vypočítat nárok na certifikát a jeho typ. Výstupem by měl být proces, který vytvoří certifiáty připravené k tisku.

B. Vyhodnocení dat z dotazníků

Řešení pro zpracování dat z dotazníků a jejich prezentace ve výroční zprávě.

C. Inventura v centrech

Návrh řešení pro inventarizaci pomůcek v jednotlivých centrech.

D. Půjčování pomůcek v centrech

Vytvoření systému pro evidenci všech pomůcek v centrech, díky kterému bude přehledné jaké pomůcky jsou dostupné a jak často se jednotlivé předměty zapujčují.

E. Legislativa GDPR

Jaká data je třeba ošetřit v rámci GDPR.

      3. Řešení dílčích úkolů

Celý projekt je ve fázi vývoje a následující řešení ještě nemusí být konečná. Na projektu dále pracujeme.

A. Docházkový systém

Odpovědnost za vedení docházky

Doposud byl docházkový systém pro všechna centra veden v jednom excelovém souboru a zodpovědnost za přepis dat z docházkových listů byla delegována na jednu osobu. Což při tak obsáhlém objemu dat a krátké k době k zaznamenání docházky bylo velmi náročné.

Řešení: Vytvoření excelového souboru pro každé centrum zvlášť a přenesení zodpovědnosti za zaznamenání docházky po každém semináři na jednotlivá centra. Sdílení tohoto souboru pomocí Google Drive. Docházkový systém je zobrazen na následujícím obrázku.

Obrázek 1: Šablona Docházkový systém centra v Elixíru pro regionální centrum v Českých Budějovicích (MS Excel)

Výpočet nároku na certifikát

Docházka byla počítána manuálně. Pro každého účastníka byl ručně určován typ certifikátu, na který má účastník nárok.

Řešení: Vytvořily jsme pomocí excelových vzorců automatický výpočet nároku na certifikát a dle počtu absolvovaných hodin i nárok na typ certifikátu, viz následující obrázek.

Obrázek 2: Výpočet nároku na certifikát v docházkovém systému Elixíru (MS Excel)

Tvorba a tisk certifikátů

Pokud účastník splní podmínky pro udělení certifikátu, automaticky se v excelu vytvoří certifikát vystavený na jeho jméno s termíny školení která absolvoval.

B. Vyhodnocení dat z dotazníku

Všem účastníkům jsou rozdávány dotazníky zaměřené na spokojenost se setkáváním v centrech. S těmito daty dále nadace pracuje v rámci výroční zprávy. Díky Digitální akademii jsme si osvojily práci s programem Power BI a s touto znalostí vizualizovaly svěřená data. Výsledek je patrný z následujícího DashBoardu.

Obrázek 4: Vyhodnocení dotazníku spokojenosti učitelů se setkáváním v centrech celkově (Power BI)

Z Obrázku 4 je patrné, že učitelé jsou s funkcí center spokojeni a jejich účast ovlivnila způsob jejich dosavadní výuky. Většina učitelů, by ponechala program beze změny a doporučila by program svým kolegům.

Obrázek 5: Vyhodnocení dotazníku spokojenosti učitelů se setkáváním v centrech s použitím filtru "Učitelé, kteří by rozhodně doporučili setkání dalším učitelům fyziky" (Power BI)

V souvislosti se zpracováním stávajících dotazníků doporučujeme při jejich tvorbě pracovat s tzv. uzavřenými otázkami, pro lepší statistické zpracování odpovědí. 

C. Inventura v centrech

Inventurní seznam vychází z přehledu pomůcek Nadace Depositum Bonum, který obsahuje celkový seznam pomůcek, jejich cenu, inventarizační číslo a informaci jaké Regionální centrum ji má k dispozici. Odpovědný pracovník Regionálního centra vyplní hlavičku Inventurního seznamu, kde zaznamená své jméno, datum inventury a vybere název příslušného centra. Na základě jeho výběru se do tabulky vypíšou všechny pomůcky, které centru byly Nadací přiřazeny. Tento krok je nutný vzhledem k tomu, že seznam pomůcek se mezi centry liší, a proto není možné použít jednu předvyplněnou šablonu.

Pracovník pomůcku po pomůcce fyzicky zkontroluje a vybere její odpovídající stav z nabídky, případně vloží doplňující informaci do komentářů. Kromě tohoto výběru a vyplnění hlavičky nebude moct cokoli jiného změnit, jelikož zbytek listu bude zamknutý.

Pod tabulkou se dále nachází souhrn, který vrací součet pomůcek dle jejich stavu – do něj pracovník Regionálního centra nezasahuje a slouží mu pouze ke kontrole. Na konci stránky se pracovník po vytisknutí ručně podepíše, čímž potvrzuje správnost zadaných informací. 

Obrázek 6: Šablona Inventurní seznam pro regionální centrum Hradec Králové (MS Excel)

D. Půjčování pomůcek v centrech

Výpujční seznam vychází stejně jako inventurní z přehledu pomůcek v jednotlivých centrech. Zaznamenává datum vypůjčení a datum vrácení pomůcek. Dále také dostupnost jednotlivých pomůcek a osobu která si předmět vypůjčila.

Obrázek 7: Šablona Výpůjční seznam pro regionální centrum Polička (MS Excel)

E. Legislativa GDPR

Vyhláška týkající se ochrany osobních dat GDPR se v rámci našeho projektu vztahuje k docházkovému systému, který pracuje s osobními ůdaji účastníků. V tomto ohledu je třeba získat souhlas všech účastníků se zpracováním osobních údajů na dobu určitou.

V rámci vzdělávání v této problematice doporučujeme účast na meetupu GDPR 4 NONEXECUTIVES.

      5. Závěr

Výstupem naší práce je řešení pro běžnou administrativní agendu Elixíru se snahou co nejvíce usnadnit práci s daty jednoduchým a srozumitelným způsobem. K tvorbě šablon jsme použily program Microsoft Excel pro Docházkový systém, Inventurní systém a Výpůjční systém. Data z dotazníků jsou vyzualizována pomocí Power BI.

V budoucnu bychom rády zefektivnily Inventurní systém pomocí čtení čárových kódů na jenotlivých učebních pomůckách, abychom optimalizovaly způsob inventury bez chybných záznamů. K tomutu úkolu uvažujeme nad využitím stávajících aplikací jako například  Sortly. 

Celý projekt bude uveden do provozu v lednu 2018. 

      6. Poděkování

Naše poděkování patří mentorce Petře Proškové za jednoznačné zadání projektu a její čas a ochotu se s námi bavit o našich nápadech. Stejně tak Kateřině Mlčkové, která s našima "tabulkama" bude pracovat a věříme, že společně projekt dotáhneme tak, aby co nejvíce usnadnil její práci.

Děkujeme také lektorům Czechitas, které jsme kontaktovaly s prosbou o pomoc.  Jmenovitě Pavlu Lasákovi a jeho webu jaknaexcel.cz a Martinu Vytrhlíkovi, který s námi strávil příjemné odpoledne v pražské kavárně nad kouzly programování.  

Poslední díky celému týmu Czechitas za kurz Digitální akademie. Byla to báječná jízda a my jsme moc rády, že jsme se mohly účastnit.